Der/Die Datenschutzbeauftragte sorgt einerseits für eine interne Kontrolle des Unternehmens, indem er die Verantwortlichen hinsichtlich ihrer Pflichten berät und steht andererseits als Anlaufstelle für datenschutzrechtliche Fragen der Aufsichtsbehörde zur Seite. Wann ein:e solche:r zu bestellen ist und welche Vorgaben zu beachten sind, erfahrt ihr in diesem Beitrag.
Ihr müsst auf jeden Fall eine:n Datenschutzbeauftragte:n (DSB) benennen, wenn:
- in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind oder
- eure Kerntätigkeit (= Haupttätigkeit) in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten, also besonders schutzwürdiger Daten besteht (z.B. genetische oder Gesundheitsdaten oder Daten, aus denen die ethnische Herkunft, politische Meinung, religiöse Überzeugung hervorgeht) oder
- Verarbeitungsvorgänge als Kerntätigkeit durchgeführt werden, die aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs und/oder ihrer Zwecke eine umfangreiche regelmäßige und systematischen Überwachung von betroffenen Personen erforderlich machen.
Fragt bei Zweifeln die zuständige Aufsichtsbehörde, ob sie einen DSB für eure Unternehmung für notwendig erachtet. Denn es ist manchmal gar nicht so einfach, zu beurteilen, wann die Bedingungen im einzelnen erfüllt sind.
Es kann aber auch auf freiwilliger Basis ein:e Datenschutzbeauftragte:r berufen werden. Auf diesem Weg können die Verantwortlichen an fachliche Unterstützung bei der Einhaltung der Datenschutzgesetze kommen.
Dem DSB obliegen zumindest folgende Aufgaben:
(1) Unterrichtung und Beratung des Verantwortlichen und der Beschäftigten, die Verarbeitungen durchführen, hinsichtlich ihrer datenschutzrechtlichen Pflichten,
(2) Überwachung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Pflichten und Datenschutzstrategien des Verantwortlichen,
(3) Beratung (auf Anfrage) im Zusammenhang mit der Datenschutz-Folgenabschätzung und Überwachung ihrer Durchführung,
(4) Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde,
(5) Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde bei Fragen, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zusammenhängen und
(6) Ansprechpartner für betroffene Personen.
Benennung
Der/Die Datenschutzbeauftragte kann sowohl ein Beschäftigter des Verantwortlichen als auch ein extern hinzugezogener Dienstleister sein. Bei der Benennung von Angestellten ist darauf zu achten, dass es hier nicht zu Interessenkollisionen kommt.
Das könnte dann der Fall sein, wenn Personen im Unternehmen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (IT-Mitarbeiter:innen) und zugleich die Funktion eines Datenschutzbeauftragten übernehmen sollen. Hier würde der Datenschutzbeauftragte die Handlungen kontrollieren, die er in seiner Eigenschaft als Mitarbeiter:in des Unternehmens verantwortet.
Aus dem oben Gesagten ist dann auch klar, dass die/der Datenschutzbeauftragte nicht der Unternehmensleitung angehören darf, um einen Interessenkonflikt zu vermeiden.
Der Datenschutzbeauftragte wird auf der Grundlage seiner beruflichen Qualifikation und insbesondere seines Fachwissens ernannt. Zum Zeitpunkt der Bestellung muss er also bereits über die erforderliche Qualifikation und die Fähigkeit zur Aufgabenerfüllung verfügen. Aus Beweisgründen empfiehlt es sich, die Benennung zum Datenschutzbeauftragten schriftlich festzuhalten.
Stellung des Datenschutzbeauftragten
Die Verantwortlichen müssen sicherstellen, dass der Datenschutzbeauftragte ordnungsgemäß und frühzeitig in alle mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängenden Fragen eingebunden wird. Er tauscht sich unmittelbar mit der höchsten Managementebene aus. Außerdem haben die Verantwortlichen den Datenschutzbeauftragten bei der Erfüllung seiner Aufgaben zu unterstützen, indem sie die erforderlichen Ressourcen (z.B. entsprechende Freistellung von der Arbeitszeit) und den Zugang zu personenbezogenen Daten und Verarbeitungsvorgängen sowie die zur Erhaltung seines Fachwissens erforderlichen Ressourcen (z.B. Fortbildungen) zur Verfügung stellen.
Und nun weiter zu den Kundenrechten im Datenschutz: https://gumbrecht.org/welche-rechten-habe-meine-kundinnen/
