Die Rücklagenbildung einer gemeinnützigen Körperschaft ist als Ausnahme vom Gebot der zeitnahen und ausschließlichen Mittelverwendung nur innerhalb enger gesetzlicher Voraussetzungen möglich. Sofern ihr also ein größeres Projekt plant oder hohe Fixkosten bei unregelmäßigen Einnahmen habt, hilft euch eine gesetzeskonforme Rücklagenbildung bei einer nachhaltigen Finanzierungsplanung sehr weiter.
Grundsatz der zeitnahen und ausschließlichen Mittelverwendung
Eine Mittelfehlverwendung setzt nicht nur den Status der Gemeinnützigkeit aufs Spiel, sondern zieht die Haftung der Organmitglieder, die Rückzahlung von Zuschüssen und die Besteuerung der gesamten Körperschaft nach sich; je nach Schwere des Verstoßes auch für die Vergangenheit.
Eine gemeinnützige Körperschaft darf nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke verfolgen und muss ihre Gelder zeitnah verwenden. Das ist gegeben, wenn die Mittel spätestens in den auf den Zufluss folgenden zwei Kalender- oder Wirtschaftsjahren für die steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden.
Das gilt jedoch nicht für gemeinnützige Körperschaften mit jährlichen Gesamteinnahmen von nicht mehr als 45 000 Euro. Das ist die Summe der Einnahmen des ideellen Bereichs, des Zweckbetriebs, der Vermögensverwaltung und des steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs. Das heißt, sie sind hier nicht an die Bildung von Rücklagen gebunden; sollten dies aber vor allem im Blick auf eine zukünftige Rücklagenpflicht in Form der freien Rücklage (s. u.) tun.
Ebenso hat eine gemeinnützige Organisation die Mittel in der Regel ausschließlich ihrem satzungsgemäßen gemeinnützigen Zweck zuzuführen. Vermögenswerte anzuhäufen, steht im Widerspruch zu diesem Anspruch. Dennoch muss es auch hier möglich sein, für Vorhaben etwas ansparen oder eine Notfallreserve haben zu können. Und dafür gibt es ein spezielles System der Rücklagenbildung für gemeinnützige Organisationen, welches der Mittelbeschaffung, aber nicht dem finanziellen Wachstum des Unternehmens dienen soll.
Rücklagenbildung
Die Rücklagenbildung ist als Ausnahme vom Gebot der zeitnahen und ausschließlichen Mittelverwendung nur innerhalb enger gesetzlicher Voraussetzungen in der Abgabenordnung möglich. Diese sind:
(1) Zweckgebundene Rücklage,
(2) Rücklage für Wiederbeschaffung,
(3) Freie Rücklage aus der Vermögensverwaltung,
(4) Freie Rücklage aus sonstigen zeitnah zu verwendenden Mitteln,
(5) Rücklage zum Erhalt der Beteiligungsquote und
(6) sonstige anerkannte Rücklagen einschließlich Betriebsmittelrücklagen.
(1) Zweckgebundene Rücklage
Körperschaften können ihre Mittel ganz oder teilweise einer Rücklage zuführen, soweit dies erforderlich ist, um ihre steuerbegünstigten, satzungsmäßigen Zwecke nachhaltig zu erfüllen. Voraussetzungen dafür sind u.a.: (a) die Rücklage ist zur Sicherstellung einer nachhaltigen Erfüllung satzungsgemäßer Zwecke unbedingt notwendig und (b) es gibt eine konkrete Zeitvorstellung, wann Mittel benötigt werden. So ist es z. B. möglich, Fördermittel für jedes Förderprojekt jeweils auf einem separaten Projektkonto bis zum Ende des Projekts zu buchen. Die Restmittel werden dann entweder an den Mittelgeber zurückgezahlt oder bleiben in Abstimmung mit dem Mittelgeber bei der Körperschaft. Diese projektgebundenen Rücklagen, teils über mehrere Jahre, sind sehr hilfreich bei der Verwaltung von Fördergeldern.
(2) Rücklage für Wiederbeschaffung
Körperschaften können ihre Mittel ganz oder teilweise einer Rücklage für die beabsichtigte Wiederbeschaffung von Wirtschaftsgütern zuführen, die zur Verwirklichung der steuerbegünstigten, satzungsmäßigen Zwecke erforderlich sind. Voraussetzungen sind u.a.: (a) die Anschaffung der Wirtschaftsgüter ist tatsächlich geplant und in angemessenem Zeitraum möglich und (b) die Höhe der jährlichen Rückstellungsbeträge orientiert sich an Beträgen der Absetzung für Abnutzung (höhere Zuführungen sind begründet möglich).
(3) Freie Rücklage aus der Vermögensverwaltung
Körperschaften können ihre Mittel ganz oder teilweise der Freien Rücklage zuführen; jedoch höchstens ein Drittel des Überschusses aus der Vermögensverwaltung. Bei der Bildung der Freien Rücklage aus der Vermögensverwaltung sind zu beachten: (a) Eine Verwendung der Rücklagen im steuerschädlichen Bereich ist nicht möglich und (b) die Rücklage braucht während der Dauer des Bestehens der Körperschaft nicht aufgelöst zu werden, so dass die in die Rücklage eingestellten Mittel auch dem Vermögen zugeführt werden können.
(4) Freie Rücklage aus sonstigen zeitnah zu verwendenden Mitteln
Körperschaften können höchstens 10 Prozent der sonstigen zeitnah zu verwendenden Mittel der Freien Rücklage zuführen. Dabei ist zu beachten: (a) Mittel aus diesem Bereich sind die Gewinne aus steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben und Zweckbetrieben sowie die Bruttoeinnahmen aus dem ideellen Bereich und (b) Verluste aus Zweckbetrieben oder dem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb werden erst mit Gewinnen aus anderen Zweckbetrieben oder dem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb verrechnet. Darüber hinausgehende Verluste vermindern die Bemessungsgrundlage nicht.
(5) Rücklage zum Erhalt der Beteiligungsquote
Körperschaften können ihre Mittel ganz oder teilweise einer Rücklage zum Erwerb von Gesellschaftsrechten zur Erhaltung der prozentualen Beteiligung an Kapitalgesellschaften zuführen. Bei dieser Rücklage sind zu beachten: (a) Erstmaliger Erwerb von Anteilen an Kapitalgesellschaften ist nicht über diese Rücklage möglich (dazu kann die Freie Rücklage eingesetzt werden) und (b) Bei Wegfall des Grundes für die Bildung ist die Rücklage wieder aufzulösen.
(6) sonstige anerkannte Rücklagen einschließlich Betriebsmittelrücklagen
Von den unter (1) bis (5) vorgestellten Rücklagen bleiben Rücklagenbildungen in einem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und Rücklagen im Bereich der Vermögensverwaltung unberührt.
Im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb können Rücklagen durch Zuführung des Gewinns gebildet werden. Die Rücklagen müssen nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung wirtschaftlich begründet sein. Ein konkreter Anlass muss gegeben sein und die Notwendigkeit muss dem Finanzamt glaubhaft gemacht werden.
Im Bereich der Vermögensverwaltung ist eine Rücklagenbildung z. B. für die Durchführung konkreter Reparatur- und Erhaltungsmaßnahmen an Vermögensgegenständen möglich.
Auch im ideellen Bereich sind gesetzlich nicht ausdrücklich geregelte Rücklagen zulässig. So ist eine sogenannte Betriebsmittelrücklage für periodisch wiederkehrende Auslagen wie Löhne, Gehälter, Mieten zulässig. Je nach Finanzlage der Körperschaft ist dies für die nächsten 3 bis 6 bis maximal 12 Monate möglich.
